El método GTD - Getting Things Done
Cuando hablamos de organización, casi siempre pensamos en espacios.
En armarios, cajones, despensas. Pero existe otro tipo de desorden que no se ve.
El que llevamos en la cabeza.
La lista de cosas pendientes que repetimos una y otra vez para no olvidarlas.
Ese correo que tenemos que responder.
La cita que debemos pedir.
La llamada pendiente.
La idea que no queremos perder.
Los veinte proyectos abiertos al mismo tiempo.
Todo eso también ocupa espacio.
No en casa. En nuestra mente.
Y precisamente para organizar ese tipo de desorden nació Getting Things Done (GTD).
¿Quién creó el método GTD?
GTD fue desarrollado por David Allen, consultor estadounidense especializado en productividad y organización personal.
Durante años observó que muchas personas no estaban estresadas porque tuvieran demasiado trabajo.
Estaban estresadas porque intentaban recordarlo todo.
Su propuesta cambió por completo la forma de entender la productividad.
No porque enseñara a trabajar más.
Sino porque enseñó a dejar de utilizar la memoria como una lista de tareas.
En 2001 publicó Getting Things Done, un libro que sigue siendo una referencia para millones de personas y que ha influido en la forma de trabajar de empresas, emprendedores y profesionales de todo el mundo.
¿Qué es GTD?
Getting Things Done es una metodología para organizar todas las tareas, proyectos e ideas que reclaman nuestra atención.
Su objetivo es muy sencillo.
Que dejemos de pensar constantemente en todo lo que tenemos pendiente.
Porque cuando intentamos recordarlo todo, nuestra cabeza nunca descansa.
Y cuando la mente está ocupada recordando tareas, resulta mucho más difícil concentrarse, tomar decisiones o incluso disfrutar del tiempo libre.
Por eso GTD propone crear un sistema externo en el que podamos confiar.
Un lugar donde capturar todo aquello que no queremos olvidar para liberar espacio mental.
Los cinco pasos del método GTD
Aunque la metodología tiene muchos matices, toda ella se apoya sobre cinco pasos muy sencillos.
Capturar
El primer paso consiste en sacar de la cabeza todo aquello que ocupa espacio mental.
Una idea.
Una tarea.
Una cita.
Una compra pendiente.
Un proyecto.
Todo debe recogerse en un sistema fiable para dejar de depender de la memoria.
Aclarar
Una vez capturado, llega el momento de decidir qué significa.
¿Es realmente una tarea?
¿Puede hacerse en este momento?
¿Debe delegarse?
¿Es simplemente una información que queremos conservar?
Muchas veces el estrés no viene de la cantidad de trabajo.
Viene de no haber decidido todavía qué hacer con él.
Organizar
Cada elemento encuentra su lugar.
Igual que hacemos con los objetos en una casa, GTD propone que cada tarea tenga también su sitio.
Así resulta mucho más fácil encontrar lo que necesitamos cuando realmente lo necesitamos.
Revisar
Ningún sistema funciona si nunca se revisa.
Por eso GTD propone dedicar un momento cada semana a comprobar que todo sigue actualizado.
Esa revisión permite recuperar la sensación de control y evitar que vuelvan a acumularse asuntos pendientes.
Ejecutar
Cuando todo está organizado, trabajar resulta mucho más sencillo.
Ya no necesitamos pensar continuamente qué deberíamos hacer.
Solo tenemos que decidir cuál es la siguiente acción.
¿Qué aporta GTD?
Creo que la mayor aportación de GTD es que nos hace entender que la organización no termina cuando cerramos un armario.
También necesitamos organizar nuestras responsabilidades.
Porque muchas veces el verdadero caos no está en la casa.
Está en la cantidad de decisiones que intentamos gestionar al mismo tiempo.
Hay personas que no pueden relajarse porque su cabeza nunca deja de trabajar.
Recuerdan constantemente todo lo que tienen pendiente.
Y esa carga mental termina afectando también a su hogar.
Cuando la mente está saturada, mantener el orden resulta mucho más difícil.
Sus fortalezas
GTD ofrece un sistema muy claro para gestionar tareas, proyectos y compromisos.
Ayuda a reducir la sensación de tener demasiadas cosas pendientes y permite trabajar con mayor tranquilidad.
Además, no depende de ninguna aplicación concreta.
Puede utilizarse con una libreta, una agenda, un gestor de tareas o incluso con unas simples listas en papel.
Lo importante no es la herramienta.
Lo importante es confiar en el sistema.
Sus limitaciones
Aunque la idea es sencilla, aplicar GTD requiere constancia.
Capturar tareas, revisarlas y mantener el sistema actualizado exige disciplina.
Además, no todas las personas necesitan un método tan completo.
Hay clientes que simplemente necesitan simplificar su vida antes de incorporar un sistema de productividad.
Y, por supuesto, GTD no sustituye el trabajo de organización del hogar.
Gestionar tareas y organizar espacios son cosas diferentes, aunque estén mucho más relacionadas de lo que parece.
¿Qué puede aprender un organizador profesional del método GTD?
Si tuviera que resumir la mayor enseñanza de Döstädning en una sola frase, sería esta:
Cada objeto que ayudamos a conservar también será responsabilidad de alguien en el futuro.
Creo que es una reflexión muy poderosa.
Nos recuerda que organizar no consiste únicamente en encontrar un lugar para cada cosa.
También implica ayudar a las personas a decidir qué merece seguir formando parte de su vida y qué puede cerrar ya su ciclo.
Mi reflexión
Hay una frase de David Allen que me gusta especialmente:
«Tu mente está hecha para tener ideas, no para almacenarlas.»
Y creo que esa idea va mucho más allá de la productividad.
Durante años he visto cómo muchas personas intentaban sostener toda su vida únicamente con la memoria.
Recordaban dónde estaban las cosas.
Qué tenían que comprar.
Qué tarea faltaba por hacer.
Qué cita no podían olvidar.
Hasta que, simplemente, llegaban al límite.
Por eso creo que organizar no consiste solo en encontrar un sitio para cada objeto.
También consiste en crear sistemas que hagan la vida más sencilla.
Porque cuanto menos esfuerzo dedicamos a recordar y decidir constantemente, más energía nos queda para lo verdaderamente importante.
Si te gusta esta serie, no te pierdas todos los artículos sobre los métodos de organización.
Me encantaría leerte y saber nuevos métodos. Seguro te sabes alguno más.
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